U heeft er recht op dat de gemeente Zutphen zorgvuldig en vertrouwelijk met uw persoonsgegevens omgaat. Dat is zo afgesproken in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere wetten, zoals de Wet basisregistratie persoonsgegevens, de Telecommunicatiewet en de Archiefwet.
Als u gebruikmaakt van diensten of producten van de gemeente, hebben wij gegevens van u nodig. Die geeft u bijvoorbeeld via een formulier op deze website of in een gesprek aan de telefoon. Het gaat om persoonsgegevens zoals:
- naam
- geboortedatum
- geboorteplaats
- adres
- telefoonnummer
- e-mailadres
- Burger Service Nummer
Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig?
Wij hebben persoonsgegevens bijvoorbeeld nodig:
- voor het uitvoeren van onze (publiekrechtelijke) taken, zoals het beoordelen van uw aanvraag;
- voor het afhandelen van uw betaling;
- voor het verzenden van een nieuwsbrief;
- om u te bellen als dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- om u te informeren over veranderingen van onze diensten en producten;
- om iets bij u af te leveren;
- als wij dit volgens de wet moeten, bijvoorbeeld voor de belastingaanslag.
In sommige gevallen gaat het om uw ‘bijzondere’ en/ of ‘gevoelige persoonsgegevens’. Dat doen wij alleen als dat volgens de wet mag of na uw toestemming. Wij hebben de manier van werken waarin persoonsgegevens worden gebruikt beschreven in een ‘Register van Verwerkingen gemeente Zutphen’. In dit register beschrijven wij welke persoonsgegevens wij gebruiken en waarom.
Redenen waarom de gemeente Zutphen persoonsgegevens mag verzamelen en gebruiken
De gemeente Zutphen mag uw persoonsgegevens niet zomaar verzamelen en gebruiken. Dat mag alleen op basis van een zogeheten grondslag (reden). In de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zijn de grondslagen vastgelegd. De gemeente Zutphen maakt gebruik van de volgende grondslagen:
- Grondslag toestemming.
- Grondslag wettelijke verplichting.
- Grondslag vitaal belang.
- Grondslag algemeen belang of openbaar gezag.
- Grondslag overeenkomst.
Hoe zit het met gegevens van kinderen?
Wij willen geen gegevens verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, behalve als ze toestemming hebben van hun ouders of voogd. Wij kunnen alleen niet controleren of een bezoeker jonger is dan 16 jaar. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat hun persoonsgegevens verzameld worden zonder toestemming van ouders of voogd.
Uw gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP)
U heeft het recht om uw persoonsgegevens te bekijken die in de Basisregistratie Personen (BRP) staat. U mag deze gegevens aan laten passen als ze fout of niet helemaal volledig zijn. U kunt ook een overzicht aanvragen van alle organisaties die uw gegevens de afgelopen jaren hebben ontvangen. Stuur ons hiervoor een brief, ter attentie van Team Publiekszaken. Stuur een kopie mee van uw geldige identiteitsbewijs.
De Wet BRP geeft u ook een belangrijke plicht. U moet veranderingen in uw persoonsgegevens, zoals een verhuizing, aan ons laten weten.
De gemeente verwerkt ook ‘politiegegevens’
De politie kan persoonsgegevens verwerken voor het uitvoeren van de politietaak. Deze gegevens heten ‘politiegegevens’. Naast de politie kunnen ook andere organisaties deze gegevens verwerken, zoals bijzondere opsporingsdiensten (BOD’s) en buitengewoon opsporingsambtenaren (boa’s). Ook de boa’s die bij de gemeente Zutphen werken.
Voor het verwerken van politiegegevens voor opsporingstaken is een aparte wet. Deze wet heet de Wet politiegegevens (Wpg). Deze Nederlandse wet regelt de rechten en de plichten van de politie zelf, en die van u als burger. Ook BOD’s en boa’s moeten zich aan deze wet houden. Bij een boa geldt dit als de boa optreedt onder het gezag van de officier van justitie. Niet bij andere functies of taken, zoals toezicht en handhaving.
De opsporingsbevoegdheden van de boa’s beperken zich tot één bepaald domein. Een parkeercontroleur bijvoorbeeld, mag alleen controleren of u zich aan de parkeerregels houdt, niets meer en niets minder.
De Wpg is sterk verwant met het Wetboek van Strafrecht en andere wetten. Het Wetboek van Strafrecht regelt diverse bevoegdheden, zoals aanhoudingsbevoegdheden. De Wpg regelt hoe er vervolgens met de verzamelde persoonsgegevens omgegaan moet worden. Dat geldt voor gegevens over verdachten, slachtoffers maar ook aangevers en getuigen.
Op welke basis mag de gemeente Zutphen politiegegevens verwerken?
De gemeente mag alleen politiegegevens verwerken als ze noodzakelijk zijn, rechtmatig verkregen en doelgebonden. De grondslagen van de Wet Politiegegevens (Wpg) zijn anders dan die van de AVG. Daarnaast staan er ook regels in het Besluit polititiegegevens boa (Bpg boa):
De gemeente Zutphen mag politiegegevens verwerken voor:
- de uitvoering van de dagelijkse politietaak (artikel 8 Wpg). Bijvoorbeeld de leerplichtambtenaar of de handhaver die politiegegevens verwerkt voor de dagelijkse politietaak;
- onderzoek in verband met de handhaving van de rechtsorde in een bepaald geval (artikel 9 Wpg). Bijvoorbeeld de onderzoeken die de sociaal rechercheurs doen. Dit zijn gerichte onderzoeken, waarbij de sociaal rechercheurs bijzondere opsporingsbevoegdheden kunnen inzetten;
- ondersteunende taken (artikel 13 Wpg). Het gaat hierbij om een verdere verwerking van politiegegevens met een ander doel. Deze politiegegevens komen voort uit artikel 8- of 9-verwerking.
Delen wij uw gegevens met anderen?
Wij geven uw gegevens alleen aan andere organisaties als dit volgens de wet moet. Wij sluiten met organisaties die uw gegevens nodig hebben (in opdracht van de gemeente) een contract om ervoor te zorgen dat zij eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid hebben. Wij blijven namelijk verantwoordelijk voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens.
Naast de Wet politiegegevens bestaat ook het Besluit politiegegevens. In dit besluit staat onder andere aan welke partijen de gemeente politiegegevens mag geven, en in welke gevallen. De gemeente gaat hierbij uiterst zorgvuldig te werk om aan de bepalingen van het Besluit politiegegevens te voldoen.
Wat zijn de bewaartermijnen?
Wij bewaren uw persoonsgegevens en politiegegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. In een aantal gevallen worden uw gegevens langer bewaard volgens de Archiefwet.
De politiegegevens zijn het eerste jaar na eerste verwerking toegankelijk voor de boa’s. Na het eerst jaar worden de gegevens vier jaren afgeschermd opgeslagen. Na de vier jaren worden de gegevens nog eens 5 jaren bewaard om daarna vernietigd te worden.
Hoe zit het met de beveiliging van mijn gegevens?
Wij nemen de bescherming van uw persoonsgegevens en politiegegevens serieus. Daarom nemen wij maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Denkt u dat uw gegevens niet veilig zijn? Of denkt u dat wij zonder toestemming persoonsgegevens van u of uw kind hebben gebruikt? Neem dan contact op met onze Functionaris Gegevensbescherming, via e-mailadres FG@zutphen.nl of bel ons.
Geheimhouding
De personen en organisaties die persoonsgegevens en/of politiegegevens verwerken zijn verplicht tot geheimhouding daarvan behoudens voor zover een bij of krachtens de wet gegeven voorschrift tot verstrekking verplicht of zijn taak daartoe noodzaakt.
Er zijn organisaties die volgens de wet recht hebben op uw persoonsgegevens. Er zijn ook organisaties aan wie wij geen persoonsgegevens meer geven, als u vraagt om geheimhouding onder de AVG.
Kan ik mijn gegevens bekijken, aanpassen of verwijderen?
Ja, volgens de AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens te bekijken, aan te passen of te laten verwijderen. In de Wpg is geregeld wat uw rechten zijn, zoals het recht op inzage, rectificaties of vernietiging (buiten bewaartermijnen) van politiegegevens. Vraag hierom bij onze Functionaris Gegevensbescherming via e-mailadres FG@zutphen.nl of via ons postadres.
Wilt u meer informatie, heeft u een vraag of wilt u een klacht indienen?
De gemeente Zutphen heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) benoemd. De FG is de onafhankelijke, interne toezichthouder op de naleving van de AVG en de Wpg. De FG controleert of de gemeente zich houdt aan de AVG en de Wpg.
Heeft u een vraag of klacht over het verwerken van persoons- en/of politiegegevens door de gemeente Zutphen? Neem dan contact op bij onze Functionaris Gegevensbescherming via e-mailadres FG@zutphen.nl of via ons postadres.
U kunt daarnaast altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als u ontevreden bent over het gebruik van uw persoons- en/of politiegegevens door de gemeente Zutphen. Bijvoorbeeld als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet zorgvuldig gebruiken, of omdat uw verzoek tot inzage of correctie niet op tijd is beantwoord. Dit kunt u doen op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.