Deze handreiking gaat over grote en kleine ruimtelijke plannen: hoe ziet de participatie eruit en wat doen we ermee?
Stel, u heeft een plan (een initiatief) waarover de gemeente moet besluiten. Bijvoorbeeld om een vergunning te verlenen voor uw plan. De gemeente verwacht van u dat u al vroeg uw omgeving (omwonenden en andere belanghebbenden) betrekt bij de voorbereiding van uw plan. Dat is wat wij nagaan wanneer u een aanvraag indient.
Het kan iets zijn dat inwoners onderling regelen en waarvoor u de gemeente niet nodig heeft. Het kan ook zijn dat de gemeente een omgevingsvergunning moet verlenen, zoals bij het kappen van bomen, het organiseren van een festival of het plaatsen van een aanbouw.
Om plannen van de grond te krijgen, is het belangrijk om te weten wie u erbij kunt, of zelfs moet betrekken. Want, waar begint u? Een initiatief kan groot zijn, maar ook heel klein. Wie u daarbij betrekt, is afhankelijk van veel omstandigheden. Het kan ook goed zijn dat u bij ieder plan andere mensen/partijen betrekt.
Wie gaat iets van mijn plan merken?
Bij ieder plan is het belangrijk om voor uzelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Gaat u een nieuwe garage bouwen? Dan kan dat effect hebben op uw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. En u heeft eventueel de gemeente nodig voor een vergunning. Wilt u een festival organiseren? Dan is het handig om dit met de omgeving te bespreken. En ook dan moet u met de gemeente in gesprek voor een vergunning.
Bespreek uw plan
Start met het in kaart brengen wie er iets van uw plan gaat merken. Daarna is het verstandig het gesprek hierover met hen aan te gaan.
Het is belangrijk dat het een open gesprek is waarbij naar elkaar wordt geluisterd. Het zoeken van gezamenlijke waarden kan hierbij helpen. In dit gesprek komt u erachter wat de anderen ervan vinden. Bovendien kunt u dan eventueel aanpassingen doen aan de hand van de opmerkingen. Hierdoor wordt het plan beter en heeft u minder kans op klachten of bezwaren achteraf. Dat is voor iedereen prettig: uw buren voelen zich gehoord en u kunt verder met uw plan.
Mensen betrekken bij uw plan of idee, oftewel: participatie
Wanneer u mensen of organisaties bij uw plan betrekt, dan noemen wij dat participatie. Anderen ‘participeren’ dan namelijk in het proces om het plan uit te werken. Participatie kan verschillende vormen hebben. Ook is een combinatie mogelijk.
- Mensen laten weten dat u een plan hebt
- Mensen laten meedenken over uw plan
- Mensen laten meewerken aan uw plan
- Mensen laten meebeslissen over uw plan
Welke vorm van participatie u kiest, is afhankelijk van het formaat en de impact van het plan. Gaat u een oprit vervangen, dan kan het voldoende zijn om dit alleen te laten weten aan de buren. Maar, wilt u een buurtfeest organiseren? Dan is het handig om buren te laten meebeslissen over waar, wanneer en hoe? Bij het realiseren van bijvoorbeeld een appartementencomplex met zorgfunctie zijn er nog veel meer betrokkenen die misschien hun mening willen geven.
Ook de gemeente Zutphen wil de mening van anderen over een plan graag weten. Op die manier kan de gemeente de aanvraag goed beoordelen. De meningen van inwoners maken een plan vaak beter.
Inwoners weten namelijk het beste welke knelpunten of kansen er zijn en hoe het plan beter ingevuld kan worden. En wanneer inwoners meedenken bij een plan, zijn de keuzes in dat plan voor hen ook beter te begrijpen.
Soms heeft u een vergunning nodig
Om te bepalen of u voor uw plan een vergunning nodig hebt, kunt u terecht bij de gemeente via onze website of door ons te bellen. Heeft u inderdaad een vergunning nodig? Dan kunt u bij het aanvragen van de vergunning aangeven of u participatie heeft toegepast. Oftewel, heeft u met uw buren en andere betrokkenen gesproken over uw plan? Wat waren de reacties en wat heeft u daarmee gedaan?
Bij de vergunningverlening is dit voor ons als gemeente belangrijk om te weten. Ook als het niet verplicht is om uw plan te bespreken met de buren en andere betrokkenen, is het verstandig om dat wel te doen.
Participatie is niet altijd verplicht
In de gemeente Zutphen wordt het betrekken van buren en/of partijen die betrokken zijn bij uw initiatief (participatie) gestimuleerd en aanbevolen, ook als dat niet verplicht is. De praktijk bewijst namelijk dat dit tot betere eindresultaten leidt.
Krijgt u altijd een vergunning als u met omwonenden en andere betrokkenen gesproken hebt over uw plan?
Nee, het is niet zo dat u dan altijd de vergunning krijgt. Dat hangt ook van andere eisen af die verbonden zijn aan de vergunningverlening. Bij het bouwen is dat bijvoorbeeld het omgevingsplan (voorheen bestemmingsplan). Dus, goede participatie helpt wel, maar is geen garantie voor het krijgen van een vergunning. Bovendien blijven de juridische mogelijkheden zoals bezwaar maken gewoon bestaan.
Hoe organiseert u dit alles?
De gemeente heeft deze handreiking met checklist gemaakt. Er staan allerlei aandachtspunten in die belangrijk zijn om over na te denken. U kunt de checklist gebruiken om de participatie rondom uw plan te regelen. De checklist is niet bedoeld als een verplicht stappenplan. Onderdelen van het stappenplan kunt u naar eigen inzicht gebruiken. Als gemeente werken wij zelf ook met deze checklist.
Bekijk de checklist (pdf, 214 kB) of lees de informatie uit de checklist als webtekst.
Heeft u vragen?
Neem dan gerust contact met ons op. Wij zijn te bereiken via telefoonnummer 14 0575 of per e-mail via info@zutphen.nl. Op onze website www.zutphen.nl/vergunningen-en-ontheffingen vindt u nog meer informatie over dit onderwerp.